Project Discovery Phase

Project Discovery phase

Het gebeurt regelmatig dat wanneer TRIMM uitgenodigd wordt voor een pitch voor een nieuwe website of portal, de klant een uitgebreide briefing document aanlevert. Er is vanuit klant zijde een aanzienlijke tijdsinvestering gedaan om een zo goed mogelijke briefing aan te leveren. Feit blijft dat jij als klant minder vaak een digitaal platform neer zet dan dat een digitaal bureau dit doet. Gebruik deze kennis van het digitale bureau! 

De juiste vragen stellen, die lijken te vertragen maar juist versnellen

Als door jouw organisatie het besluit is genomen om een project te starten bestaat er het gevaar dat je te snel wilt gaan en zaken uit het oog verloren worden. In veel gevallen zal het juiste digitale bureau over de briefing verschillende vragen stellen waar jij zelf misschien niet aan gedacht hebt en die in veel gevallen lijken te leiden tot vertraging in de aanloop naar de realisatie. 

Onze consultants kunnen jou helpen bij het uitvoeren van een Project Discovery Phase of Preparation Phase zoals dit deel van een digitaal project vaak ook wel genoemd wordt. Onze consultants helpen jou met het stellen van de juiste vragen en uitvoeren van die analyses die noodzakelijk zijn voor een digitaal bureau om een zo goed mogelijke beeld te krijgen van de uitdaging en ook niet onbelangrijk, hiermee snelheid te kunnen behouden in de lead time naar het bouwen en implementeren van de website of portal. Als bureau is het essentieel dat we de markt en de business case kennen, want zonder deze kennis wordt niet het optimale eindresultaat geleverd.

Elkaar leren kennen als klant en bureau

Als een organisatie die een opdracht heeft en deze neerlegt bij een nieuwe partner, vormt een Discovery Phase een uitgelezen mogelijkheid om elkaar beter te leren kennen en de samengeving vorm te geven. aan beide zijden zijn er verwachtingen die al dan niet uitgesproken worden. Deze fase biedt de mogelijkheid om elkaars werkwijzen te leren kennen en op te lijnen voordat je daadwerkelijk één of meerdere projecten of programma's met elkaar gaat realiseren. De uitkomst kan ook zijn dat de match er niet is en dat jij als klant met de deliverable naar een ander bureau gaat. Op deze manier is de impact van afscheid nemen veel kleiner dan wanneer je met elkaar een project aangaat voor tienduizenden of honderdduizenden euro's dat niet gewenste resultaten of werkwijze laat zien.

Complexiteit naar voren halen

Een ander belangrijk aspect van een Discovery Phase is dat complexiteit die in veel gevallen op een later stadium en in het slechtste geval tijdens de doorlooptijd of executiefase van het project naar voren komt. Complexiteit die in een project naar boven komt, leidt tot vertraging, kostenoverschrijding en frustratie. In veel gevallen wordt het onderwerp complexiteit te laat gesignaleerd en geadresseerd.

Wensen van klanten en medewerkers in kaart brengen

Duidelijk zicht hebben of krijgen van de doelgroep die bijvoorbeeld met de website of portal gaan werken is essentieel. Zodoende maakt een inventarisatie of onderzoek van klanten of medewerkers die met de tool gaan werken vaak integraal deel uit van een Discovery Phase. Hiermee voorkom je dat je voorbij gaat aan hun wensen of eisen, want de praktijk heeft uitgewezen dat echt diepgaande kennis van klanten vaak ontbreekt ondanks het feit dat vaak anders beweerd wordt. 

Landschap, routekaart en de gids

De praktijk heeft geleerd dat een de preparation phase helpt om het totale landschap in kaart gebracht wordt. Afhankelijk van jouw wens brengen we het landschap in beeld zodat jij uit kunt stippelen welke route jij kiest. Ook kunnen wij samen met jou één of meerdere routes bepalen. Naast het bepalen van de route kunnen wij jou ook helpen bij de executie van een project of progamma. Een Fase 0 mondt uit in een deliverable waarmee je de volgende fase van jouw digitale project in kunt gaan. Dit kan bij TRIMM zijn of een ander bureau.

Voordelen Project Discovery Phase:

• In deze fase is besluitvorming sneller en eenvoudiger dan later in een project
• Snelheid vasthouden op het moment dat er een Go gegeven wordt voor een digitaal project
• Op één lijn brengen van stakeholders binnen jouw bedrijf en soms zelfs extern betrokken stakeholders zoals klanten en partners/leveranciers
• Je benut onze jarenlange kennis van digitale projecten
• Complexiteit wordt naar voren gehaald
• Routekaart/roadmap opstellen voor next steps
• De planning die opgesteld wordt is ook getoetst door het bureau waar je mee samen gaat werken
• Minder kans op vertragingen en kostenoverschrijdingen gedurende het project
• Inzicht in de juiste samenstelling van jouw team en/of stuurgroep (interne / externe teamleden)

Deliverable

Een Discovery Phase resulteert in een deliverable waar zaken beschreven worden zoals scope, planning, team samenstelling, verantwoordelijkheden (Bij.v RASCI matrix) mogelijke project risico's, investering, communicatiestructuur, rapportage, fasering en afhankelijkheden. Over het algemeen varieert de doorlooptijd van een Discovery phase van enkele weken tot 1,5 tot 2 maanden. De beschikbaarheid van de personen die betrokken moeten worden en het plannen zijn de belangrijkste knelpunten om daadwerkelijk te kunnen starten. Een voorbeeld van een Discovry Phase vind je hier.