Hoe zorg ik dat mijn online/IT-landschap goed ingericht is om optimaal bij te dragen aan de bedrijfsstrategie?

Hoe zorg ik dat mijn online/IT-landschap goed ingericht is om optimaal bij te dragen aan de bedrijfsstrategie?

Digitale hulpmiddelen en platforms spelen vaak een belangrijke rol bij veranderingsprocessen binnen organisaties. Het Pace-Layered model van Gartner geeft inzicht en zorgt ervoor dat er een gedeelde visie kan worden ontwikkeld tussen bijvoorbeeld de IT-, (digital) marketing- en sales afdelingen voor het online/It-landschap. Het model draagt bij aan het verkrijgen van inzicht in het huidige landschap en aan het bepalen van hoe het landschap eruit dient te zien om als organisatie klaar te zijn voor de toekomst.

Meerdere stakeholders met verschillende belangen

Bij de uitvoering van een opdracht zoals de bouw van een nieuw e-commerce platform of distributeursportal zijn binnen een organisatie verschillende stakeholders betrokken, zoals management/MT, sales, marketing en IT. Onze ervaring leert dat de belangen van deze afdelingen en individuen binnen de verschillende afdelingen, wezenlijk verschillen. Ook de opleveringstrajecten en voortbrengingsprocessen verschillen vaak tussen deze afdelingen. Het inzichtelijk maken van de belangen en het landschap is daarom essentieel, omdat dit bijdraagt aan het onderlinge begrip tussen de stakeholders en daarnaast essentieel is voor de uitvoering van de strategie en het bereiken van de bedrijfsdoelen.

3 lagen van het systeem

Het Pace-Layered model is heel nuttig om te verduidelijken waar de belangen en de werkmethoden van elkaar verschillen. Het model identificeert 3 soorten systeemlagen waarbij de systemen verschillen op het gebied van veranderingsproces, architectuur, financiering, ontwikkelingsaanpak, betrokkenheid van bedrijfseigenaren en de planningshorizon.

• Systems of record vereisen een strak georganiseerd veranderingsproces. Een voorbeeld van een systeem in deze laag is de Enterprise Resource Planning (ERP). Als er in dit systeem veranderingen worden doorgevoerd, zijn de gevolgen vaak enorm. De IT-afdeling heeft meestal een essentiële rol in alle zaken die betrekking hebben op het ERP-systeem. De levensduur van dit soort systemen is gemakkelijk 5 tot 10 jaar en langer.
• Systems of differentiation hebben een gemiddelde levensduur van 1 tot 3 jaar en zijn uniek voor een bedrijf of branche. Dit systeem biedt specifieke concurrentievoordelen voor een bedrijf of organisatie. Voorbeelden hiervan zijn een productconfigurator of specifieke R&D software.
• Systems of innovation kunnen een korte termijn investering zijn, bijvoorbeeld een campagnewebsite die voor een korte periode loopt en geen directe invloed heeft op de onderliggende systemen.  Een campagnewebsite kan worden opgezet door middel van een agile proces waarbij marketing/sales het voortouw neemt. Het is belangrijk dat de business value snel zichtbaar is voor de markt.

Het systeem toepassen

Voor een project dat we enige tijd geleden hebben uitgevoerd, ontwikkelde TRIMM een nieuwe e-commerce applicatie, die een bestaande applicatie verving. Tijdens de inventarisatie van de bestaande webapplicatie bleek deze veel meer functionaliteit te bevatten dan alleen e-commerce. Het bleek een combinatie te zijn van o.a. ERP functionaliteit, een loyaliteitssysteem en e-commerce functionaliteit. Het Pace-Layered model vormt een heel goed hulpmiddel bij het inventariseren en visualiseren van het online/IT-landschap.

Stappen die je kunt nemen:

1. Huidige landschap visualiseren: Het Pace-Layered model helpt je bij het in kaart brengen van hoe het landschap eruitziet, waar systemen gekoppeld zijn en waar data uitwisseling plaatsvindt. In veel gevallen is dit niet of slechts gedeeltelijk in kaart gebracht. Dit visualiseren en bespreken levert veel duidelijkheid op.

2. Verantwoordelijkheden scherp krijgen: Door het landschap in kaart te brengen kan inzichtelijk worden gemaakt welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. Onze ervaring is dat IT vaak heel veel verantwoordelijkheden toebedeeld krijgt omdat ze vaak verantwoordelijk zijn voor het beheer. Het is niet altijd logisch dat IT voor elke applicatie in de lead is, bijvoorbeeld als het gaat om de doorontwikkeling van een platform zoals een website. Onze ervaring leert dat door gebruik te maken van het Pace-Layered model, helder wordt dat marketing en sales vaak een veel grotere rol (zouden moeten) hebben dan aangenomen wordt. Steeds meer klanten van ons zien dat het webplatform een cruciale rol speelt bij sales en zodoende de betrokkenheid van sales key is bij het succes van een platform. Te vaak wordt de site gezien als ‘het speeltje’ van (online-)marketing of van IT terwijl het online platform in de praktijk vaak een van de belangrijkste accountmanagers/salesmanagers is die business genereert. Door de verschillende afdelingen met elkaar te laten praten aan de hand van het Pace-Layered model komen knelpunten boven water en kan bepaald worden waar IT in de lead moet zijn en waar bijvoorbeeld sales en marketing. Wensen kunnen op tafel gelegd worden, er komt meer wederzijds begrip en ook worden processen op deze wijze vaak helder(der).

3. Toekomstig Landschap visualiseren: Als je weet hoe het huidige landschap eruitziet, kun je aan de hand van de strategische koers bepalen hoe het toekomstige landschap eruit zou kunnen zien. Flexibiliteit, innovatie, e-commerce en snelheid zijn een aantal van de hoofdonderwerpen die bij veel van onze klanten spelen. Om dit mogelijk te maken dient het IT en online landschap hiervoor geschikt te zijn. Aspecten zoals een e-commerce platform, PIM, DAM, CRM, ERP, API-lagen, cloud en CDN moeten vaak meegenomen worden. Wij brengen met én voor onze klanten deze landschappen in kaart. Wij bieden ook de mogelijkheid mee te denken over de bijbehorende strategie.

Kosten van verandering versus kosten van integratie

Door inzicht te verkrijgen in hoe uw landschap eruit ziet, krijgt u ook meer inzicht in de kosten van de benodigde veranderingen en integraties. Veel organisaties weten dat het implementeren en aanpassen van een nieuw ERP- of CRM-systeem een kostbare aangelegenheid kan zijn. Het implementeren van een nieuwe app in de system of innovation is over het algemeen een minder drastisch project. Het integreren van kleine applicaties in de systems of differentiation en innovation is daarentegen veel uitdagender dan de 'grote' systemen in de system of record.

Hoe wij kunnen helpen

Het Pace-Layered model vormt de rode draad en het vliegwiel om na te denken over mensen, processen en technologie. De juiste en effectieve inzet van mensen, processen en technologie worden gevoed door de strategische koers.

TRIMM kan je adviseren over dit onderwerp door middel van een analyse van de huidige situatie. Wij doen dit door interviews af te nemen bij de betrokkenen. Geen heldere strategische koers? Dan gaan wij hiermee aan de slag. Nog niet duidelijk hoe processen verlopen en of de juiste mensen/competenties in huis zijn? Dan treden wij op als procesbegeleider in dit traject. TRIMM heeft verschillende consultants en architecten die je tijdens dit proces kunnen ondersteunen.

Meer weten over de mogelijkheden? Neem contact op met Michiel Verheij via michiel.verheij@trimm.nl of 053-4800 480.