Hybride evenementen de nieuwe business events!

Gepubliceerd op: 15 november 2021

Hybride evenementen: de nieuwe business events!

Je kan het niet gemist hebben… De wereld van de B2B- en B2C evenementenorganisatie staat sinds 2020 volledig op z’n kop. Razendsnel schakelden marketeers, eventplanners en projectmanagers over van (vaak grote) sales-events in beurshallen naar webinars en video-congressen op digitale platformen. Wat bleek: de resultaten waren vaak net zo goed! En soms zelfs beter, want online evenementen bieden in veel gevallen een groter publiek tegen lagere kosten.

Dat online events niet meer weg te denken zijn staat vast. Nu we langzaam terugkeren naar een omgeving waarin het ook weer mogelijk is om fysieke evenementen te organiseren, volgt dan ook de vraag:

Hoe gaan business events er vanaf nu uit zien?

Ons antwoord hierop: als hybride events!

Wat is een hybride evenement?

Laat je niet afschrikken door de futuristische term, een hybride evenement is simpelweg een combinatie van een offline- en online evenement. Zoals een hybride auto twee motoren onder de motorkap heeft, heeft een hybride evenement een face-to-face aspect - met bezoekers op locatie - en een online aspect, waarbij publiek digitaal kan deelnemen en interacteren.

De voordelen:

  • Flexibiliteit: je publiek kan zelf kiezen of ze het evenement live op locatie willen meemaken of deze digitaal volgen. Bezoekers die slechts bij één onderdeel van het evenement willen aansluiten kunnen deelnemen op een moment dat zij zelf kiezen.
  • Maximale impact: de bezoekers die ervoor kiezen naar je live-event op locatie te komen, hebben hier hun agenda voor vrijgemaakt. Dit zullen de bezoekers zijn die het meest betrokken zijn bij je merk of product(launch). Dankzij de hybride vorm van je event maak je met deze bezoekers live contact en bouw je ter plekke een relatie op.
  • Groter bereik: het online aspect is ideaal voor bezoekers die niet in de gelegenheid zijn af te reizen naar de locatie van het evenement.
  • Duurzaamheid: minder bezoekers die reizen = minder CO2-uitstoot.
  • Data-verzameling: meer mogelijkheid tot het verzamelen van specifieke gegevens.
  • Voldoet aan de nieuwe verwachtingen van je bezoekers: in het afgelopen jaar zijn niet alleen organisatoren, maar ook bezoekers gewend geraakt aan online events. Het kan zijn dat de voorkeur van een gedeelte van je doelgroep uitgaat naar online, met een hybride evenement kom je hieraan tegemoet.

Overtuigd en zelf aan de slag? Lees verder voor onze tips.

Een hybride evenement organiseren: tips & tricks

Het afgelopen jaar hebben we ons volop beziggehouden met het organiseren en ondersteunen van online- en hybride events voor klanten als Spar, DSM, ICOM, FBK Games, Universiteit Twente en de Erasmus Universiteit.

Leer van onze ervaring en zet de volgende tips in voor jouw hybride evenement:

1) Zorg dat je doelstelling helder is
Om te bepalen welke evenementenvorm het beste past, is het essentieel dat je goed nadenkt over de doelstelling: wil je je publiek informeren, inspireren of converteren? Je activiteiten moeten zo goed mogelijk aansluiten op deze doelstelling, je kunt de vorm pas bepalen als je de doelstelling helder hebt.


2) Schakel een team van experts in
Verkijk je er niet op: het organiseren van een hybride event kan je niet alleen. Omdat je twee werelden combineert voeg je een volledig nieuwe dimensie toe ten opzichte van een event dat uitsluitend fysiek- of digitaal plaatsvindt. Je werkt cross-channel aan de beste customer experience voor twee typen deelnemers. Dit is niet alleen een inhoudelijke uitdaging, maar ook een fysieke én technische. Werk in zowel de voorbereidingen als op de dag zelf samen met een team van experts om je hybride event te managen.
TRIMM heeft een speciaal event team voor online- en hybride events.


3) Maak gebruik van een professioneel event platform
Een goed digitaal evenementenplatform is schaalbaar, 24/7 toegankelijk op elk apparaat en zorgt ervoor dat jouw evenement snel en efficiënt ingericht kan worden. Bij een hybride evenement extra belangrijk, want de offline- en online beleving moeten naadloos op elkaar aansluiten. Besteed voldoende aandacht aan de keuze voor een platform dat je, idealiter, voor een langere tijd kan gebruiken.


4) Geef digitaal fysiek een plek, en andersom
In een hybride evenement kunnen offline- en online activiteiten goed gecombineerd worden. Maak de verbinding tussen de beide groepen deelnemers om de beleving te versterken. Denk bijvoorbeeld aan een scherm op je beursstand, waarop de digitale bezoekers te zien zijn. Of aan een poll waar zowel je live- als digitale bezoekers kunnen stemmen op relevante vraagstukken..


5) Maak een planning en communiceer deze met de betrokkenen
Omdat er gedurende een hybride evenement veel gebeurt, is het van belang om van tevoren goed na te denken over hoe je je tijd gaat inrichten. Vergeet je planning niet te communiceren met alle betrokkenen: zij kunnen eventuele feedback op deze manier tijdig aan je teruggeven en wie weet benoemen ze nog zaken waar je zelf niet aan hebt gedacht. Extra tip: doe voor de tijd een dry-run (repetitie) van het evenement. Zo zorg je ervoor dat je optimaal voorbereid bent.


6) Zet de verzamelde data in
Een van de grootste voordelen van digitale- en hybride events is de mogelijkheid om specifieke data te verzamelen. Zorg ervoor dat je van tevoren een plan hebt om deze data ook daadwerkelijk in te zetten. Bijvoorbeeld: analyseer on-page en video-metrics om te leren hoe je toekomstige events kan verbeteren. Zet een lead nurturing strategie op om (een gedeelte van de) deelnemers aan je evenement te laten converteren.
Hulp bij nodig? Onze Digital Marketeers helpen je graag.


Tot slot: klein beginnen mag!
We verwachten dat hybride evenementen een vast onderdeel worden van elke B2B/B2C marketingstrategie. Als je hier weinig tot geen ervaring mee hebt, kan het een goed idee zijn om klein te beginnen. Denk bijvoorbeeld aan één webinar met interactieve elementen. Je zult zien dat het de moeite waard is! Van grote, meerdaagse congressen tot webinars: hybride events kunnen voor elke business een succes zijn.
 

Meer weten?